تعلم كتابة الخطابات باللغة الانجليزية ج1

مجموعة مقالات عن تعلم الخطابات باللغة الانجليزية للمحاسبين :

المقالة الاولي : اجزاء الخطاب:

يتكون الخطاب من عدة أجزاء تأتي بالترتيب كما في الشكل المقابل و سوف أبدء بشرح كل جزء علي حده في هذه المقالة مع إعطاء أمثلة لكل جزء ما عدا الجزء الخاص بموضوع الخطاب و الذي سوف يتم شرحه في مقالات قادمة و إعطاء امثلة عملية عليه ( امر بيع – امر شراء – كشف حساب – مرتجعات – مراسلة البنوك – الشحن – الاعتماد المستندي- ..........) و سوف اجهز قوالب جاهزة باذن الله.

1 – بيانات المرسل (  SENDER DETIALS):

يتكون هذا الجزء من اسم الشركة و نوعها و رقم السجل التجاري.

EXMPLE:

FREEWAY CO.

Company With Limited Liability Mixed

Jeddah – KSA

البداية هي باسم الشركة او المنشأة ثم نوع الشركة من الناحية القانونية ثم مكان الشركة او الفرع المرسل منه الخطاب.

امثلة علي التقسيم القانوني للمنشات التجارية :

·         Limited liability ( LTD )

·         Limited Liability Mixed

·         Unlimited liability

و انواع اخري و ايضا هناك اختصارات مثل & CO. و التي تعني " و شركاه " و ايضا ( Inc.) و التي تعني شركة او مؤسسة.

2- عنوان و تليفون الشركة ( Connection info. ) :

و علي سبيل المثال لا الحصر : الرمز البريدي – رقم صندوق البريد – التليفون – الفاكس – email

ملاحظة هامة : في حالة طباعة الخطاب علي مطبوعات الشركة فلا داعي من الخطوة الاولي و الثانية لانها ضمن مطبوعات الشركة.

3- تاريخ الخطاب (  Date) :

يفضل استخدام الشكل ( 20 September 2009) للخطابات الدولية و استخدام (21-9-2009) للخطابات المحلية

4- المرجع ( Ref):

هو رمز يستخدم لارشفة الخطابات المرسله و عادة يضم رقم او اسم المشروع او الشركة و التاريخ

مثل fway\002\Sec

5- الي (To ):

اسم الشركة او المنشاة الموجه اليها الخطاب

6-  عناية Attn :

اسم الشخص او المسئول المرسل اليه الخطاب

7- نسخة الي CC  :

يستخدم فقط في حالة ارسال نسخة من الخطاب الي شخص اخر في الشركة و يعني نسخة كربونية

8- رقم الهاتف Tel NO.           

رقم هاتف الشخص المرسل اليه الخطاب ( هذا البند اختياري و هو غير مهم)

9- المشروعProject

اذا كان الخطاب جزء من مرسالات عديدة خاصة بمشروع معين يفضل كاتبة اسم و رقم المشروع

10-عنوان الموضوعSubject title  :

·         Quotation

·         Parts quotation sheet.

·         Purchase Order

·         Revised Purchase Order( امر شراء معدل ).

·         Receipt voucher.(سند استلام)

·         Features of our scope

11- التحية Salutation

( Mr.)  ويعني سيد و يستخدم مع الرجال.

( Mrs.) و تستخدم مع السيدات المتزوجات.

(Miss.) و تستخدم مع السيدات غير المتزوجات.

(Ms.) و تستخدم مع السيدات المتزوجات و غير المتزوجات.

و ممكن استخدام تحيات اخري مثل :  Dr. – Prof. –

و ممكن استخدام اسم الشركة المرسل اليها الخطاب مباشرة.

12-مقدمه الموضوعSubject Presentation  :

• ·         Reference to your tele inquiry dated 10 Nov 06 regarding above subject. We are pleased to quote for the same as follows.
• ·         Please note that we have debited your account with us for the following amount.
• ·         with reference to the above subject , please find here our invoice for.
• ·         SUB : Acknowledgement of additional requirement of.
• ·         in respond to your fax dated.
• ·         Reference to your letter No.000000 Dated 01.01.2008 regarding quotation for 000000, please find below the purchase order.
• ·         I this regards , please find enclosed our debit note as follow
• ·         Dear Sirs, we are enclosing the consolidated credit invoices for 00000 during the month of November 2008.
• ·         Thank you for your valued inquiry for the supply of our locally made 00000. We are pleased to submit our offer, as follows .

يتبع