( chart of accounts)
ملاحظات توضع في الاعتبار عند تصميم شجرة الحسابات :
قبل وضع شجرة الحسابات يجب رؤية المنظمة ككل و معرفة هيكل الشركة و خط سير العمل بها لان ذلك يعطي شجرة حسابات اكثر واقعية تساعد المحاسب بعد ذلك في انتاج التقارير الادارية بسهولة لان في بعض الاحيان قد تضطر الي عمل تقارير من الصفر و لا يستطيع النظام المحاسبي الحالي ان يقدم الدعم وعندها عليك بالرجوع الي السجلات الاولية لتجميع البيانات ثم تصميم التقرير المطلوب. لكن في وجود شجرة حسابات مدروسة و مصممه علي الشركة تستطيع انتاج تقارير ادارية بسرعة بحيث تكون التقارير جاهزة بنسبة كبيرة مباشرة من البرنامج المحاسبي دون الاضطرار الي كتابة التقرير من الصفر.
اذن الخطوة الاهم هي فهم عمل الشركة او المنشاة و ان تضع امام عينك التقارير و القوائم المالية ( مع مراعاة المعايير المحاسبية للدولة)المراد انتاجها من النظام المحاسبي.
هناك بعض النقاط المهمه التي يجب اخذها في الاعتبار :
1. تقسيم الحسابات الي فئات و مجموعات :
مرفق ملفات اكسل توضح التقسيمات.
2. مراعاة دورة التشغيل ( دورة النقدية و المبيعات و المشتريات و المخزون و......)
كلما امكن ذلك يجب تتابع شجرة الحسابات دورة التشغيل خطوة خطوة
مثال :
اذا كانت البضاعة في الطريق : ح \ بضاعة في الطريق
امر عمل تم تنفيذها : ح \ اوامر عمل منفذة ( ايراد) وهكذا.
3. شرح كل اجزاء شجرة الحسابات
لتكون واضحة لمن يتعامل معها : يجب انت تكون شجرة الحسابات غير مبهمة و يتم وضع شرح عن علاقة شجرة الحسابات بدورة التشغيل ( البند السابق).
4. التداخل بين المصروفات :
في حالات كثيرة عند حدوث مصروف نجد اكثر من حساب يمكن تحميله عليه المهم هنا هو اتباع قاعدة واحدة لاسناد المصروف و عدم تغييرها لان تغييرها سوف يسبب مشكلة كبيرة عند انتاج تقارير ادارية من الحسابات.
5. التفرقة بين مصروفات الاصول بسبب الصيانة العادية و الصيانة الدورية:
وهنا يجب ان نفرق بين مصروف الصيانة الدورية الي لا تحمل علي الاصل و انما هي مصروفات تشغيل عادية و التي تتطلبها طبيعة عمل المنشاة.
مثال : في شركة مقاولات لديها اسطول من السيارات نلاحظ ان مصروف ( الكفرات – الكوتش ) هو مصروف تشغيلي بسب طبيعة عمل الشركة التي تتطلب تغيير اطارات السيارات بشكل دوري و لا يحمل هذا المصروف علي الاصل. و كذلك المصروفات الاخري مثل ( البنزين – تغيير الزيت .....).
المصروف الصيانة الدورية هو مصروف الهدف منه جعل الاصل قادر علي مواصلة العمل دون توقف .
6. الحسابات الوسيطة (accounts suspense) :
و هي عبارة عن حسابات معلقة او مؤقتة يجب ان تصفر بعد كل معاملة
مثال: في حالة صرف شيك لتعزيز خزينة الشركة
يكون القيد من حـ \ المعاملات بين النقدية و البنوك الي حـ \ البنك
و عندما يقوم امين الخزينة باستلام النقدية
يكون القيد من حـ \ الخزينة الي حـ \ المعاملات بين النقدية و البنوك
و بهذا اصبح رصيد الحساب الوسيط (صفر)
و للحسابات الوسيطة اهمية كبيرة و لا يمكن الاستغناء عنها او اختصارها.
وعن حالة عملية ولبيان الاهمية ناخد المثال السابق
في حالة استخدام قيد مباشر
من ح \ الخزينة الي ح \ البنك مباشرة
اذا لم يورد المبلغ الي الخزينة بسبب خطا او سرقة فان المحاسب لن يدرك الخطا الا عندما يجرد الخزينة و معه كشف حساب صادر من البنك.
7. معالجة الخسائر الواردة و الحوادث :
يجب ان يكون لديك الية للتعامل مع المصروفات و الايرادات الغير تشغيلية و لا تحاول اخفاء البيانات داخل بعضها
مثال : في حالة التامين علي سيارة كأصل ووقع حادث لهذه السيارة و تم إصلاح علي نفقة الشركة و استلمت قيمة التامين
هنا يجب الاعتراف بالتامين علي انه ايراد و الاعتراف بمصروف الصيانة و لا تقوم بخصم قيمة التامين من مصروف الاصلاح والصيانة مباشرة
مثال : تكلفت اصلاح السيارة 300 و قيمة التامين 200 وبذلك يكون القيد
200 من ح \ شركة التامين 200 الي ح \ تعويضات من شركة التامين ( ايراد )
300 من ح \ صيانة السيارات (مصروف) الي ح \ الخزينة
القيد التالي خطا :
100 من ح \ صيانة السيارات الي ح \ الخزينة
8. الحسابات الجارية :
هي حسابات مفتوحة للسحب و الايداع
مثال : شركة لديها ثلاث فروع و مركز رئيسي من المؤكد وجود معاملات دائما بينهما فان كل فرع يفتح ح \ جاري فرع ......
او ح \ جاري المركز الرئيسي
في حسابات المركز الرئيسي فان الوضع الافتراضي ان تكون حسابات الفروع الجارية طبيعتها مدينة حيث يمد المركز الفروع بالاصول المتنوعة و العمالة و مستلزمات التشغيل و العكس في حسابات الفروع.
9. تسويات حسابات النقد ( Register & reconcile bank account ) :
سوف يتم مناقشة هذا البند في موضوع مستقل مع ملفات اكسل و مقارنة بين البرامج المحاسبية في قيامها بالتسويات (ان شاء الله).
10. التخصيص و مراكز التكلفة ( Assigning the transactions over cost centers) :
سوف يتم المناقشة ان شاء الله في موضوع مستقل.
جزاك الله خيرا علي مجهودك